WMK – n8n-Automatisierung & Datensynchronisation zwischen CRM und ERP

Ausgangssituation

Wärme mit Konzept gewinnt Anfragen über viele Kanäle: Lead-Portale, Online-Werbung, Messen und die eigene Website. Die Leads liefen über verschiedene Einzel-Automationen, das neue CRM und das ERP-System waren nicht angebunden.

Das Lead-Management lief dadurch teils manuell, Kunden-, Projekt- und Artikeldaten lagen in mehreren Systemen. Ziel der Neuordnung: Jede Information wird an einer Stelle gepflegt und von dort automatisch in die anderen Systeme übernommen.

Lösung

Wir haben die Datenflüsse in n8n neu aufgebaut:

• Leads in Echtzeit ins CRM: Jede neue Anfrage legt automatisch Projekt und Kontakt an, inklusive der Angaben zur Qualifizierung. Der Pilot ging wenige Tage nach dem Erstgespräch live.
• Sicherer Umstieg: In der Übergangszeit laufen die Leads parallel ins bisherige System, damit beim Wechsel keine Anfrage verloren geht.
• Einzel-Automationen gebündelt: Verteilte Szenarien aus verschiedenen Tools sind in einem zentralen n8n-Workflow zusammengeführt, angebunden per Webhook an die Website-Formulare.
• Artikel-Sync ins ERP: Ein täglicher Lauf legt Artikel im ERP-System an oder aktualisiert sie. Den Lagerbestand fasst der Sync bewusst nicht an.

Weitere Synchronisationen bauen darauf auf, etwa für Projekte und Dateien im WMK Auftragsportal, das wir ebenfalls für WMK entwickelt haben. Welche Prozesse sich für solche Automatisierungen eignen, beschreiben wir im Beitrag KI-Automatisierung: Welche Prozesse sich wirklich lohnen.

Technologie-Stack

• n8n als zentrale Automatisierungsplattform
• REST-APIs von CRM- und ERP-System
• Webhooks aus den Website-Formularen

Ergebnis & Impact

• Leadquellen in Echtzeit angebunden und in einem n8n-Workflow gebündelt statt auf mehrere Tools verteilt
• Pilot wenige Tage nach dem Erstgespräch live
• Mehrere hundert Artikel automatisch für das ERP-System aufbereitet und übernommen
• 12 bis 18 Stunden gespart (Schätzung): So lange hätte allein die einmalige Übernahme der Artikel von Hand gedauert, dazu kommt die laufende Pflege, die jetzt entfällt
• Einmal pflegen, überall aktuell: Daten werden nicht mehr mehrfach abgetippt