WMK – Auftragsportal für Subunternehmer im Wärmepumpen-Handwerk

Ausgangssituation

Wärme mit Konzept plant und baut Wärmepumpen-, Klima- und Solaranlagen und wächst mit dem Markt. Aufträge an Subunternehmer vergeben, Montagen dokumentieren, Abnahmen und Rechnungen nachhalten: Das lief über mehrere Einzeltools, die mit der Menge nicht mehr mitkamen.

• Mit wachsender Zahl paralleler Projekte stießen das bisherige Tool und Excel an ihre Grenzen.
• Einfache Statusfragen kosteten viel Suchzeit, weil Informationen verteilt lagen.
• Fehler in der Planung fielen spät auf und banden Projektleitung und Verwaltung.

Angefangen hat die Zusammenarbeit mit einer kleinen Anfrage zu ein paar n8n-Automationen. Daraus wurde das erste echte Softwareprojekt für WMK.

Lösung

Ein Auftragsportal, das den gesamten Lebenszyklus eines Montageauftrags abbildet: Anlage, Vergabe an Subunternehmer, tägliche Baudokumentation, Inbetriebnahme (IBN), Freigabe und Rechnungsprüfung. WMK-Verwaltung, Subunternehmer, Monteure, Admins und Projektleitung arbeiten mit eigenen Sichten im selben System.

• Anmeldung per E-Mail mit rollenbasierten Portalen
• Auftragslisten mit Filtern und Status (Entwurf → Vergeben → Beauftragt → In Arbeit → Abnahme → Abgeschlossen)
• Tagesberichte und Checklisten mit Foto-Dokumentation
• PDF-Reports für Tagesberichte und IBN-Protokolle
• Rechnungsverarbeitung und automatischer E-Mail-Versand
• n8n-Automationen im Dauerbetrieb

Warum sich hier Individualsoftware mehr lohnte als Excel oder Standard-SaaS, beschreiben wir ausführlich in der Case Study für Handwerksbetriebe.

Technologie-Stack

• Next.js 16 (App Router, Server Components, Server Actions), React 19, TypeScript, Tailwind CSS
• Supabase: PostgreSQL, Auth, Storage und Row Level Security für sauber getrennte Rollen-Sichten
• n8n für die Workflow-Automatisierung
• Resend für transaktionale E-Mails
• @react-pdf/renderer für die Tagesbericht- und IBN-PDFs

Ergebnis & Impact

• Unter zwei Monate vom Kick-off bis zum produktiven Einsatz, live seit Anfang August 2026
• Über 30 Personen nutzen das Portal täglich: Verwaltung, Projektleitung, Subunternehmer und Monteure
• Alle Informationen an einem Ort, statt verteilt auf Mails, Tabellen und Einzeltools
• Rund 25 Stunden pro Monat Potenzial (Schätzung): Statusfragen sind in Minuten statt in Stunden beantwortet
• Auf Wachstum ausgelegt: deutlich mehr parallele Projekte ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand