Gekaufte Software, die keiner nutzt: Warum Tools im Mittelstand zu Regalware werden – und wie Sie das verhindern

Ich habe neulich mit dem Meister eines Handwerksbetriebs gesprochen. Vor rund zehn Jahren hat er sich ein teures Kalkulationsprogramm gekauft. Aufgemacht hat er es nie. Keine Zeit, sich einzuarbeiten. Also läuft weiter, was schon immer lief: Papierkalender und Angebote in Word. Das Programm verstaubt in der Ecke – ja, damals noch als CD. Bezahlt, aber nie benutzt.

Diese Geschichte ist kein Einzelfall, sondern das häufigste Muster, das ich im Mittelstand sehe. Und mit KI wiederholt es sich gerade in Rekordgeschwindigkeit: Eine Claude- oder Copilot-Lizenz ist in zwei Minuten bezahlt. Aber was dann? Ohne Einführung, ohne dass jemand die Prozesse einmal sauber durchdenkt, bleibt jedes Tool Regalware. Egal, wie gut es ist.

Software kaufen ist nie das Problem. Software wirklich nutzen schon. Genau darum geht es in diesem Beitrag – mit belastbaren Zahlen, den echten Ursachen und einem Weg, der aus gekaufter Software auch benutzte Software macht.

Regalware ist ein Milliardenproblem – nicht nur ein Bauchgefühl

„Bei uns wird schon nicht so viel liegen bleiben” ist der Reflex, den ich oft höre. Die Daten sagen etwas anderes. Der Begriff dafür heißt im Englischen Shelfware: Software, die gekauft, aber nicht (mehr) genutzt wird.

• Laut dem SaaS Management Index 2025 von Zylo verschwenden Organisationen im Schnitt 21 Mio. US-Dollar pro Jahr für ungenutzte SaaS-Lizenzen – ein Plus von 14,2 % gegenüber dem Vorjahr. Die Software-Ausgaben liegen inzwischen bei 4.830 US-Dollar pro Mitarbeitendem und Jahr.
• Eine Auswertung von Vertice über mehr als 30 Mrd. US-Dollar Software-Ausgaben kommt zu dem Schluss: 66 % aller Lizenzen sind Regalware oder deutlich unterausgelastet. Davon sind 15 % komplett tot (null Aktivität), weitere 51 % werden nur teilweise genutzt – die Unternehmen zahlen also für mehr als die Hälfte der Lizenzen, die sie nie voll ausschöpfen.

Das sind keine Zahlen von KI-Skeptikern, sondern von den Anbietern, die Software-Ausgaben professionell vermessen. Und sie beschreiben nur den Teil, der sich in Lizenzkosten ausdrücken lässt. Die eigentlichen Kosten liegen woanders: in Prozessen, die weiter manuell laufen, in Daten, die nie zusammenkommen, und in Zeit, die niemand zurückbekommt.

Warum das im Mittelstand besonders wehtut

Im Konzern fällt eine ungenutzte Lizenz im Budget kaum auf. Im Mittelstand ist jeder investierte Euro sichtbar – und trotzdem bleibt hier besonders viel liegen. Die aktuelle Datenlage im DACH-Raum ist eindeutig:

• Der KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 zeigt: Der Anteil der Unternehmen mit abgeschlossenen Digitalisierungsvorhaben ist um 5 Prozentpunkte auf 30 % gefallen – zurück auf das Niveau vor der Corona-Pandemie. Die Digitalisierungsausgaben sanken um rund 8 Mrd. auf knapp 24 Mrd. Euro.
• Laut Bitkom berichten 53 % der Unternehmen von Problemen, die Digitalisierung überhaupt zu stemmen. Als größte Hürden gelten Datenschutzanforderungen (77 %) und der Fachkräftemangel (70 %).

Übersetzt heißt das: Es fehlt nicht am Willen und selten an der Software. Es fehlt an Zeit, Know-how und Begleitung, um aus einer Anschaffung eine gelebte Veränderung zu machen. Genau da entsteht Regalware – die teuerste Software ist die, die im Budget auftaucht, aber nie im Arbeitsalltag.

Was Ihre ungenutzte Software wirklich kostet

Bevor wir zu den Ursachen kommen, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die eigene Zahl. Der folgende Rechner ist bewusst simpel: Er nimmt Ihr jährliches Software-Budget und Ihre ehrliche Schätzung, wie viel davon tatsächlich aktiv genutzt wird.

Die meisten Geschäftsführer, mit denen ich diese Rechnung mache, unterschätzen den Nutzungsgrad im ersten Moment und korrigieren ihn dann nach unten, sobald wir Tool für Tool durchgehen. Das Ergebnis ist selten schön – aber es ist der Startpunkt für die richtige Frage: Warum bleibt so viel liegen?

Software scheitert selten an der Technik

Der wichtigste Satz zuerst, und er deckt sich mit jedem Projekt, das ich sehe: Die Einführung moderner Software scheitert selten an der Technologie, sondern fast immer an fehlender Nutzerakzeptanz. Das ist auch der Konsens in der Change-Management-Praxis bei ERP- und Software-Einführungen: Ein Tool wird nicht ignoriert, weil es zu wenig Funktionen hat, sondern weil es niemandem den Arbeitsalltag erkennbar leichter macht – oder weil niemand gezeigt hat, wie.

Menschen bleiben bei einem neuen Werkzeug nur, wenn sie den Nutzen sofort spüren und im Zweifel jemanden fragen können. Fehlt beides, kehren sie zum Altbekannten zurück – zum Papierkalender, zur Excel-Tabelle, zum Word-Angebot. Das erklärt, warum die Kluft zwischen „gekauft” und „genutzt” so groß ist.

Diese fünf Adoptions-Killer sehe ich immer wieder – und daneben, was tatsächlich hilft:

Der rote Faden ist immer derselbe: Nicht das Werkzeug entscheidet über den Erfolg, sondern der Weg drumherum – Prozess, Menschen, Begleitung.

Der Weg von „gekauft” zu „genutzt”

Bei uns dreht sich deshalb alles um die Umsetzung, nicht um die Lizenz. Wir verkaufen keinen Zugang, sondern die Sicherheit, dass ein Tool am Ende auch benutzt wird. In der Praxis läuft das in vier Schritten:

1. Prozess verstehen. Bevor irgendein Tool ins Spiel kommt, schauen wir uns an, wie tatsächlich gearbeitet wird – nicht, wie es im Organigramm steht. Oft ist der erste Gewinn nicht neue Software, sondern ein aufgeräumter Prozess. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Prozessautomatisierung mit KI.
2. Potenzial ehrlich bewerten. Nicht jeder Prozess braucht eigene Software. Manchmal reicht eine bestehende Lösung, die richtig eingerichtet ist. Eine kurze Potenzialanalyse spart oft mehr, als sie kostet.
3. Einführen und schulen. Key-User früh einbinden, am echten Anwendungsfall schulen, Fragen nicht nach dem Go-live versanden lassen. Genau dafür gibt es unsere KI-Schulungen für Teams.
4. Nutzerfreundlich bauen, wo Standard nicht passt. Wenn wir Software entwickeln, bauen wir sie intuitiv und passen sie an die Branche an – damit sie niemand „lernen” muss, sondern einfach benutzt.

Standard von der Stange oder individuell begleitet?

Individualsoftware ist nicht immer nötig – aber wenn, dann sollte sie richtig gemacht werden. Niemand hat Lust, eine Standardlösung (egal ob CD von früher oder SaaS von heute) zu nutzen, wenn man sich dafür verbiegen und zehn Workarounds bauen muss. Die folgende Gegenüberstellung hilft bei der Einordnung:

Die Entscheidung ist selten „alles selbst bauen”. Häufig ist die beste Antwort ein gestufter Weg: bestehende Lösung sinnvoll nutzen, Teilbereiche gezielt automatisieren und nur dort selbst entwickeln, wo Branche oder Anforderungen wirklich einzigartig sind. Wie sich das auf Budget und Förderung auswirkt, zeigen wir am Beispiel der MVP-Kosten 2026.

Häufige Fragen

Häufige Fragen

Warum wird gekaufte Software oft nicht genutzt?

Weil der Kauf nicht das eigentliche Problem ist. Software wird ignoriert, wenn kein sauberer Prozess dahintersteht, wenn Einführung und Schulung fehlen oder wenn eine Standardlösung nicht zur Branche passt und alle Workarounds bauen. Studien zeigen: 63 % der Mitarbeitenden hören auf, ein Tool zu nutzen, wenn sie den Nutzen nicht erkennen oder keine Hilfe bekommen.

Was ist Regalware (Shelfware)?

Regalware ist Software, die gekauft, aber nicht oder kaum genutzt wird. Audits von Flexera und Vertice über mehr als 30 Mrd. US-Dollar Software-Ausgaben stufen rund 66 % aller Lizenzen als Regalware oder deutlich unterausgelastet ein – im Schnitt rund 1.785 US-Dollar verschwendete Lizenzkosten pro Mitarbeitendem und Jahr.

Wie stelle ich sicher, dass ein neues Tool wirklich genutzt wird?

Indem die Einführung genauso ernst genommen wird wie die Auswahl: erst den Prozess durchdenken, Key-User früh einbinden, am echten Anwendungsfall schulen, mit dem Nutzen starten, der sofort Zeit spart, und klar festlegen, wer nach dem Go-live zuständig bleibt. Nutzung sollte von Anfang an eingeplant und gemessen werden.

Standardsoftware oder Individualsoftware – was ist besser?

Das hängt vom Prozess ab. Für standardisierte Abläufe reicht oft eine gut eingerichtete Standardlösung. Individualsoftware lohnt sich dort, wo Branche oder Anforderungen so speziell sind, dass jede Standardlösung nur mit vielen Workarounds funktioniert. Sinnvoll ist meist ein gestufter Weg statt „alles selbst bauen".

Lohnt sich Software-Beratung für kleine Mittelständler überhaupt?

Gerade dort. Im Mittelstand ist jeder Euro sichtbar, und ungenutzte Software fällt direkt auf die Marge. Eine kurze Potenzialanalyse vor der Anschaffung spart oft mehr, als sie kostet – weil sie den teuren Weg über Regalware und Fehlkäufe abkürzt.

Fazit

Die Frage im Mittelstand lautet nicht „Welche Software soll ich kaufen?”, sondern „Wie sorge ich dafür, dass sie am Ende auch benutzt wird?”. Die Zahlen sind deutlich: Ein großer Teil der Software-Ausgaben landet als Regalware im Nichts – nicht, weil die Tools schlecht sind, sondern weil der Weg drumherum fehlt. Prozess, Einführung, Schulung und ein Tool, das zur Branche passt, entscheiden über Erfolg oder Regal.

Sie haben Tools im Einsatz, die kaum jemand nutzt – oder stehen vor einer Anschaffung und wollen nicht in dieselbe Falle laufen? Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch einmal draufschauen, was sich bei Ihnen wirklich lohnt.