Full-Stack-Softwareentwicklung / Prozessdigitalisierung
WMK Auftragsportal – Digitale Auftragsverwaltung für Wärme mit Konzept
Ein Full-Stack-Auftragsportal für Wärme mit Konzept: Montageaufträge an Subunternehmer vergeben, dokumentieren, abnehmen und abrechnen — vom Entwurf bis zur Inbetriebnahme. Vom Kick-Off bis zum produktiven Einsatz in unter zwei Monaten.
Ausgangssituation
Wärme mit Konzept plant und baut Wärmepumpen-, Klima- und Solaranlagen — ein Markt, der gerade stark wächst, und WMK wächst mit. Wachstum heißt aber auch: Die internen Prozesse müssen mitkommen. Aufträge an Subunternehmer vergeben, Montagen dokumentieren, Abnahmen und Rechnungen nachhalten — das lief bislang über mehrere Einzeltools.
Angefangen hat die Zusammenarbeit mit einer kleinen Anfrage rund um ein paar n8n-Automationen. Daraus wurde das erste echte Softwareprojekt für WMK: ein durchgängiges Tool für die Auftragsverwaltung mit Subunternehmern.
Lösung
Ein Auftragsportal, das den gesamten Lebenszyklus eines Montageauftrags abbildet — von der Anlage über die Vergabe an Subunternehmer und die tägliche Baudokumentation bis zur Inbetriebnahme (IBN), Freigabe und Rechnungsprüfung. Mehrere Rollen arbeiten mit eigenen Sichten im selben System: WMK-Verwaltung, Subunternehmer, Monteure, Admins und Projektleitung.
Was drinsteckt:
- Nutzeranmeldung per E-Mail mit rollenbasierten Portalen
- Auftragslisten mit Filter- und Statusverwaltung (Entwurf → Vergeben → Beauftragt → In Arbeit → Abnahme → Abgeschlossen)
- Tagesberichte und Checklisten mit Foto-Dokumentation
- PDF-Reports für Tagesberichte und IBN-Protokolle
- Rechnungsverarbeitung
- Automatischer E-Mail-Versand
Technologie-Stack
- Next.js 16 (App Router, Server Components, Server Actions), React 19, TypeScript, Tailwind CSS
- Supabase — PostgreSQL, Auth, Storage und Row Level Security für sauber getrennte Rollen-Sichten
- Resend für transaktionale E-Mails
- @react-pdf/renderer für die Erzeugung der Tagesbericht- und IBN-PDFs
Ergebnis & Impact
- Kein simples Projekt — und trotzdem vom Kick-Off bis zum erfolgreichen Abschluss weniger als zwei Monate
- Über ein Dutzend WMK-Mitarbeiter nutzen das Tool heute nahezu täglich
- Aufträge werden zentral koordiniert, die Abnahme von Subunternehmer-Leistungen sauber dokumentiert — alles jederzeit im Blick
- Grundlage für die weitere Zusammenarbeit: Im nächsten Schritt bauen wir auf dem bestehenden System auf und bilden weitere Prozesse ab, die bislang über verschiedene Einzeltools liefen